OC, HES y aprobaciones

Muchos clientes corporativos no pagan una factura que no cite su Orden de Compra. En ese mundo, emitir primero y pedir la OC después es la forma más rápida de tener una factura impaga y una nota de crédito por delante.

Relvo invierte el orden: la referencia comercial se pide desde el cobro, antes de emitir, y hasta que llega el cobro queda visiblemente bloqueado.

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Pedir la OC desde el cobro, no desde la factura

La solicitud sale asociada al cliente, al período y al cobro que la exige. Cuando el cliente responde, la referencia ya sabe a qué documento futuro pertenece: nadie tiene que emparejar un PDF suelto con una factura a mano.

Tipos de referencia

Una referencia comercial puede ser el documento del comprador que autoriza el gasto, o un documento tributario previo que el nuevo documento debe citar.

Referencia	Uso típico	Código SII
Orden de Compra	Autorización de compra del cliente	801
Nota de pedido	Pedido formal previo a la OC	802
HES	Acta de recepción de servicio	alfanumérico
Factura	Documento que se corrige o continúa	33 · 34 (exenta)
Nota de crédito	Corrección previa citada	61
Nota de débito	Corrección previa citada	56
Guía de despacho	Entrega asociada	52
Factura de exportación	Operación de exportación	110

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HES es la excepción alfanumérica

Todos los tipos de referencia se declaran al SII con un código numérico, salvo el HES, cuyo identificador es literalmente HES. Si tu integración asume que el tipo de referencia siempre es un número, el HES la rompe. Relvo lo trata como el caso especial que es.

Qué guarda una referencia

Además del tipo, número y fecha, una referencia captura la identidad tributaria del emisor, el país, el monto neto y total, y —cuando corresponde— el tipo de cambio declarado. Eso permite contrastar lo que la OC autoriza con lo que el cobro calcula, antes de emitir.

Si la referencia llega como documento adjunto, Relvo extrae esos campos y deja el resultado marcado como pendiente de revisión cuando la extracción no fue concluyente.

Los dos ejes de una referencia

El estado de la referencia y el estado de su documento adjunto son cosas distintas: una referencia puede estar registrada con datos escritos a mano y sin ningún archivo.

Estado de la referencia

Estado	Significado
Registrada	Los datos fueron capturados
Verificada	Un operador confirmó los datos. Desbloquea la emisión
Reemplazada	Existe una versión posterior, por ejemplo una OC corregida
Rechazada	Revisada y encontrada inválida
Anulada	Retirada del uso operativo, conservada para auditoría

Estado de extracción del adjunto

Pendiente → procesando → aceptada · requiere revisión · falló.

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Una extracción automática es una propuesta, no una aprobación

Una referencia registrada con datos leídos automáticamente de un PDF no basta para levantar el bloqueo de emisión — hace falta que un operador la revise y confirme.

Una referencia reemplazada o anulada nunca se borra: se conserva para poder explicar, meses después, por qué se emitió citando esa OC y no otra.

Ejemplo

Acme, cierre de julio

1. El cobro de julio queda en USD 1.639,40 y el contrato exige OC.
2. Relvo envía la solicitud desde el cobro; el cobro aparece bloqueado para emisión.
3. Acme responde con la OC nº 4500192387 por USD 20.000 anuales.
4. Un operador la verifica. El bloqueo se levanta.
5. La factura se emite citando la OC como referencia comercial, código 801.

En agosto la misma OC sigue vigente: el bloqueo no se vuelve a levantar desde cero cada mes.

Cuando la referencia no coincide

Si la OC autoriza menos de lo que el cobro calcula, el camino no es emitir igual. Es corregir el cobro, o conseguir una OC ampliada, y dejar registro de cuál de las dos ocurrió. Emitir por sobre la OC produce una factura que el cliente rechazará por su propio control interno.

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