Mensajería

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Relvo no es un cliente de correo: envía correos con una intención de negocio declarada. Cada envío queda ligado al documento o al cobro que lo motivó, y la respuesta del cliente vuelve a la misma conversación, no a una bandeja suelta.

Qué correos envía Relvo

El catálogo de intenciones es cerrado. No hay envíos genéricos sin propósito registrado: cada correo declara para qué se envía, y eso determina la plantilla, el destinatario y qué se considera una respuesta.

Intención	Cuándo se usa
Aprobación de cobro	El cobro está listo y necesita el visto bueno del cliente antes de facturar. Tiene versión de recordatorio y de vencido.
Solicitud de OC / HES	Pedir la referencia comercial que bloquea la emisión. También con recordatorio y vencido.
Factura emitida	Entregar al cliente la factura ya timbrada por el SII.
Nota de crédito emitida	Entregar la nota de crédito aceptada a la misma audiencia que recibió la factura.
Entrega de XML	Enviar sólo el XML al destinatario técnico que lo requiere.
Factura por vencer	Aviso anticipado, N días antes del vencimiento.
Recordatorio de pago	Cobranza sobre una factura ya vencida.
Correo del operador	Un correo escrito a mano, con destinatarios elegidos por quien lo envía.

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Quién decide el destinatario

En los correos automáticos, el destinatario se deriva de los contactos registrados del cliente: nadie escribe una dirección a mano y nadie envía fuera de la organización por accidente. Los correos del operador —responder, reenviar, escribir— son la excepción deliberada: ahí el operador es la autoridad sobre a quién le llega.

Borradores: nada se envía a medio escribir

Un correo se prepara como borrador antes de salir, y el borrador tiene su propio ciclo: editable mientras se compone, sellado cuando queda congelado para su envío, y luego enviado, cancelado o expirado. Los tres últimos son finales.

Sellar es lo que hace que el contenido que revisó una persona sea exactamente el contenido que sale, incluso si el envío ocurre más tarde por programación.

Entrega: dos ejes, no uno

Eje	Valores	Qué responde
Envío	solicitado · enviado · fallido · bloqueado por supresión	¿Relvo logró entregarlo al proveedor de correo?
Entrega del proveedor	desconocida · enviada · demorada · entregada · rebotada · reclamada · fallida · suprimida	¿Qué pasó después, en el camino al buzón del cliente?

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«Enviado» no es «entregado»

Un correo puede figurar como enviado y aun así rebotar. Antes de reclamar que el cliente «no responde», revisa el segundo eje: un rebote duro o un reclamo de spam agregan la dirección a la lista de supresión, y a partir de ahí Relvo deja de enviarle correo hasta que alguien la retire explícitamente.

Conversaciones

Cada correo enviado y cada respuesta recibida se agrupan en una conversación, reconstruida desde las cabeceras del hilo — así una respuesta reenviada tres veces sigue cayendo donde corresponde. La conversación se clasifica en dos ejes independientes:

• Impacto: si bloquea la emisión de la factura, si bloquea la cobranza, o si es informativa.
• Estado de trabajo: abierta · requiere acción · esperando al cliente · resuelta.

Eso permite responder «¿qué facturas están frenadas por una conversación pendiente?» sin leer un solo correo.

Dominio y plantillas de correo

Define el nombre remitente, destinatarios copiados por defecto y Reply-to para la operación. Desde esta configuración también administras el dominio de envío y las plantillas de correo que usa la plataforma.

Relvo recomienda registrar un subdominio dedicado (por ejemplo facturacion.tuempresa.com) en lugar del dominio raíz: los cambios de DNS quedan acotados y la reputación de envío de tu correo corporativo no queda expuesta a la cobranza. El dominio pasa por verificación de DNS antes de habilitarse, y sólo la capacidad de envío autenticado es obligatoria; el seguimiento de clics y la recepción de respuestas son opcionales.

Configuración de dominio y plantillas de correoHaz clic para ampliar

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Comunicaciones de cobranza

La cobranza no es un correo suelto: es una secuencia declarada que se ejecuta sobre una factura abierta. La secuencia se define una vez y se versiona; cada factura en cobranza avanza por su propia copia de esa definición, de modo que cambiar la política mañana no reescribe lo que ya ocurrió.

Los pasos disponibles son deliberadamente pocos:

Paso	Qué hace
Esperar hasta	Detenerse hasta una fecha relativa al vencimiento — negativa para avisar antes, positiva para cobrar después.
Enviar recordatorio	Enviar el correo de la intención correspondiente.
Asegurar link de pago	Dejar disponible un medio de pago antes de insistir.
Reintentar con el proveedor	Volver a intentar el cobro automático, cuando existe.
Requerir revisión	Sacar la factura del piloto automático y dejarla a una persona.
Completar	Terminar la secuencia.

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La cobranza se detiene sola cuando el saldo cambia

El estado de pago de una factura se deriva de los pagos aplicados, no se marca a mano. Cuando el saldo llega a cero, la secuencia deja de tener sentido y no sigue insistiendo: no hay que acordarse de apagarla.

OC, HES y aprobacionesQué evidencia comercial se pide por correo y por qué bloquea la emisión.Pagos y conciliaciónQué convierte una factura abierta en una factura pagada.