Cobros, prefacturas y facturas

Entre «el contrato dice que corresponde cobrar X» y «existe una factura tributaria por X» hay tres objetos distintos. Confundirlos es la causa más común de errores de facturación.

Del cálculo al documento

1. Cobro calculado
2. Prefactura
3. Factura emitida
4. Pago aplicado

Cobro

Un cobro es el resultado del cálculo de un período: contrato + consumo + precios + ajustes. Todavía no es un documento y no tiene efecto tributario.

Un cobro se puede recalcular tantas veces como sea necesario. Si llega consumo tardío, si se corrige un evento o si se ajusta el contrato antes de emitir, el cobro se vuelve a computar y refleja el estado actual. Ese es precisamente el momento en que corregir es barato.

Prefactura

Una prefactura es el detalle del cobro compartido con el cliente antes de emitir. Sirve para que el cliente lo valide, para que emita su Orden de Compra o para conseguir una aprobación interna.

Emitir sin prefactura es normal en contratos simples. En contratos que exigen OC o HES, la prefactura es el paso que consigue esa evidencia. Ver OC, HES y aprobaciones.

Factura

Una factura es un registro financiero. Su estado no es un solo valor: son cuatro ejes independientes, porque una factura puede estar aceptada por el SII, no entregada al cliente y parcialmente pagada, todo a la vez.

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Cuatro ejes, no un estado combinado

Relvo nunca combina estos ejes en un valor único del tipo EMITIDA_PENDIENTE_SII_IMPAGA. Cada eje avanza por su cuenta, y cualquier combinación válida es representable sin inventar estados nuevos.

Eje 1 — Ciclo de vida

Dónde está el documento en su vida como documento.

Estado	Significado
upcoming	El período aún no cierra
draft	Borrador. Editable, sin efecto tributario
open	Emitida. Registro financiero, ya no editable
partially_voided	Emitida y parcialmente revertida por una nota de crédito
void	Emitida y luego revertida por completo
cancelled	Descartada antes de emitir. Nunca tuvo huella fiscal

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`void` y `cancelled` no son sinónimos

• cancelled — el documento nunca se emitió. No existió tributariamente y no deja rastro fiscal.
• void — el documento sí se emitió y luego se revirtió con una nota de crédito. El documento original sigue existiendo y sigue siendo consultable.

Sólo un borrador puede cancelarse. Una factura emitida sólo puede anularse, y eso significa emitir un segundo documento.

Las transiciones válidas son:

upcoming → draft → open → void
                   open → partially_voided → void
upcoming | draft → cancelled

Eje 2 — Estado fiscal

Qué dijo la autoridad tributaria sobre el documento.

Estado	Significado
not_submitted	Aún no enviada
pending	Enviada, sin respuesta
accepted	Aceptada por la autoridad
rejected	Rechazada. Requiere corrección y reenvío

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`pending` no es un error, y no se resuelve reintentando

Una factura en pending ya fue enviada. Reenviarla puede producir un documento duplicado con folio propio, que después hay que anular. Cuando una emisión queda en pending, el camino correcto es reconciliar con el proveedor para saber qué ocurrió, no reintentar a ciegas.

Eje 3 — Entrega

Si el documento llegó al cliente.

Estado	Significado
not_sent	No enviada
send_requested	Envío solicitado, aún encolado
sent_to_provider	Entregada al proveedor de correo
delivered	Confirmada como entregada
delivery_failed	El envío falló

send_requested no es «enviada»: es «encolada». La diferencia importa cuando un cliente afirma que nunca recibió su factura.

Eje 4 — Pago

Cuánto se ha cobrado.

Estado	Significado
unpaid	Sin pagos aplicados
partially_paid	Pagada en parte
paid	Saldada

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Vencida no es un estado de pago

Una factura vencida es una factura no saldada cuya fecha de vencimiento ya pasó. Relvo lo deriva de la fecha de vencimiento y del saldo, en vez de guardarlo como estado. Un estado guardado se vuelve mentira apenas alguien paga: el saldo dice una cosa y la columna dice otra. Un valor derivado nunca se contradice con los datos.

Tipos de documento

Tipo	Uso	Código SII
Doméstica	Venta nacional	33 (afecta) · 34 (exenta)
Exportación	Venta al exterior	110
Boleta	Venta a consumidor final	39 · 41 (exenta)

Origen

Toda factura registra de dónde vino: de un ciclo de facturación (billing_run), de una emisión puntual fuera de contrato (one_off), o de una importación de documentos ya emitidos en otro sistema (imported_issued_invoice). El origen es lo que permite distinguir lo que Relvo calculó de lo que Relvo sólo registró.

Editar antes de emitir

Un borrador se puede editar: agregar y quitar líneas, agruparlas, ajustar nombres, corregir la conversión de moneda. Relvo registra si el cuerpo del borrador es el generado por el cálculo o si fue editado por un operador, de modo que un recálculo posterior no pise en silencio un ajuste manual deliberado.

Ejemplo

Acme, cierre de julio

Concepto	Monto
Plataforma (anticipado)	USD 1.000,00
Conversaciones IA — 8.420 por tramos (vencido)	USD 639,40
Total factura	USD 1.639,40

Un solo período, un solo documento, dos cargos con temporalidades opuestas. Un pago posterior de USD 1.000 la deja en partially_paid con USD 639,40 de saldo.

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